Διαχείριση Έργου: Τι είναι και Ποια η Αξία του στην Εργασία

Όλοι στην επαγγελματική μας ζωή θα χρειαστεί να διαχειριστούμε κάποιο έργο. Κάποιοι διαχειρίζονται καθημερινά μεγάλα και περίπλοκα έργα, άλλοι ίσως μόνο να έχουν ακούσει τον όρο “project management”. Το σίγουρο είναι ότι όλοι το κάνουμε “διαχείριση έργου” στην εργασία μας σε κάποιο βαθμό, είτε το αναγνωρίζουμε είτε όχι. Το σημερινό άρθρο εξηγεί με 4 πολύ απλά βήματα ποια είναι τα μέρη ενός έργου και τι χρειάζεται να γίνει στο κάθε ένα από αυτά.

Πώς σας βοηθάει;

Έχοντας επίγνωση των διακριτών τμημάτων και των ξεχωριστών αναγκών τους, θα μπορείτε καλύτερα να ορίσετε και να ελέγξετε τις δικές σας καθημερινές ροές εργασίας, αλλά και των συνεργατών σας.

Πώς να το χρησιμοποιήσετε;

Μπορείτε να ξεκινήσετε διαχωρίζοντας ένα  μόνο έργο στα στάδια που σας προτείνουμε και μόλις εξοικειωθείτε να συνεχίσετε και στα επόμενα. Σιγά σιγά η διαδικασία θα αυτοματοποιηθεί.

ΔΕΙΤΕ ΟΛΑ ΤΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ ΓΙΑ ΤΟ PROJECT MANAGEMENT

O Κύκλος της ζωής ενός έργου

Οι 4 κύριες φάσεις ενός έργου είναι οι ακόλουθες:

1. Έναρξη έργου (Initiation)

2. Οργάνωση έργου (Planning)

3. Εκτέλεση έργου (Execution)

4. Κλείσιμο έργου (Closing)

Έναρξη-Initiation

Κατά το πρώτο στάδιο (έναρξη-initiation), οι συνήθεις διαδικασίες είναι η οριστικοποίηση της ιδέας και η συμφωνία με τους συνεργάτες. Αν η ομάδα αποτελείται από πολλά μέλη, μπορεί να χρειαστεί να συντονίσετε μία συνάντηση για brainstorming, κατά τη διάρκεια της οποίας θα εκφραστούν όλες οι ιδέες. Μετά θα ακολουθήσει η διαδικασία λήψης απόφασης, καθώς και ο ορισμός του/της υπεύθυνου/ης έργου που θα έχει όλο τον συντονισμό του έργου.

Οργάνωση-Planning

Στη δεύτερη φάση (οργάνωση-planning) οργανώνεις τις ροές εργασίας συμπεριλαμβανομένου της προώθησης (marketing) και της παραγωγής (production). Σε αυτό το χρονικό διάστημα πρέπει να αναλύσετε και να ξεκαθαρίσετε όσο το δυνατόν περισσότερο τις υποχρεώσεις των συνεργαζόμενων μελών, ώστε να είναι ξεκάθαρο στον καθένα τι στόχους και ποια παραδοτέα έχει να ολοκληρώσει. Για πιο αποτελεσματική στοχοθεσία συμβουλευτείτε το άρθρο μας για το πώς να θέσετε SMART στόχους.

Υλοποίηση-Execution

H φάση της υλοποίησης (execution) απαιτεί συνεχόμενο έλεγχο σε όλα τα πεδία υλοποίησης, καθώς και τις αντίστοιχες αναπροσαρμογές στο χρονοδιάγραμμα και στις ροές εργασίες. Είναι σχεδόν σίγουρο ότι η πραγματικότητα θα διαφέρει από τον αρχικό προγραμματισμό. Μείνετε ψύχραιμοι και δείξτε ευελιξία και προσαρμοστικότητα!

Ολοκλήρωση-Closing

Τέλος, η ολοκλήρωση και το κλείσιμο ενός έργου (closing) είναι εξίσου σημαντικά με την έναρξη! Η τελευταία φάση είναι, επίσης, πολυδιάστατη καθώς το έργο πρέπει να κλείσει όχι μόνο λογιστικά, αλλά και να δημιουργηθεί ένα ολοκληρωμένο αρχείο στο χαρτοφυλάκιο. Φωτογραφίες, αναφορά με ποσοτικά και ποιοτικά στοιχεία είναι απαραίτητα για το πορτφόλιό σας. Ακόμη, απαραίτητο βήμα για την ολοκλήρωση ενός έργου είναι η εσωτερική αξιολόγηση της ομάδας και η καλοπροαίρετη και εποικοδομητική ανατροφοδότηση (feedback) σχετικά με το τι θα μπορούσε να βελτιωθεί την επόμενη φορά.