Διαχείριση Έργων: Το Νέο διεθνές Πρότυπο ISO 21502:2020 Αντικαθιστά το ISO 21500:2012

Νέα προοπτική στη διαχείριση έργων

Οι σύγχρονες εξελίξεις ανά το παγκόσμιο έχουν δημιουργήσει υψηλές προσδοκίες και απαιτήσεις αφενός για τα έργα που εκπονούνται και αφετέρου για τα προϊόντα που παράγονται και τις υπηρεσίες που προσφέρονται στην αγορά. Σίγουρα, για την επίτευξη έγκαιρης, ποιοτικής, ολοκληρωμένης και αποτελεσματικής διαχείρισης όλων των έργων, είναι σημαντικό να χρησιμοποιούνται επιστημονικές και δομημένες μεθοδολογίες, όπως αυτές προσφέρονται μέσω του ορισμού του «Project Management» που θεωρείται η θεμελιώδης τέχνη της διαχείρισης όλων των πτυχών ενός έργου από την αρχή έως το τέλος.

Από το 2012, το διεθνές πρότυπο ISO 21500 με τίτλο «Οδηγίες για τη διαχείριση έργων» παρέχει καθοδήγηση για τη διαχείριση έργων, που μπορεί να χρησιμοποιηθεί από οποιονδήποτε τύπο οργανισμού, είτε δημόσιου είτε ιδιωτικού δικαίου, για κάθε τύπο έργου, ανεξάρτητα από την πολυπλοκότητα, το μέγεθος ή τη διάρκεια. Σκοπός της εκπόνησης του ISO 21500 ήταν να δημιουργηθεί ένα πρότυπο προσανατολισμένο στη διαδικασία που βασίζεται σε τρία βασικά έγγραφα, το βρετανικό BSI 6079, το γερμανικό DIN 69901 (Μέρος 2) και το μέρος της διαδικασίας από τον αμερικανικό οδηγό PMBOK. Παράλληλα, με τη γένεση του εν λόγω προτύπου μέσω της συναίνεσης, οι εθνικοί φορείς τυποποίησης, οι ειδικοί από τη βιομηχανία και οι διεθνείς σύνδεσμοι διαχείρισης έργων ενθαρρύνθηκαν ούτως ώστε να υιοθετήσουν την ορολογία, το εννοιολογικό πλαίσιο και τις διαδικασίες του ISO 21500 στον κύκλο εργασιών τους και έτσι να εναρμονίσουν τη διαχείριση έργων παγκοσμίως.

ΔΕΙΤΕ ΕΔΩ ΤΟ ΣΕΜΙΝΑΡΙΟ ΤΟΥ ΚΥΠΡ. ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ ΤΥΠΟΠΟΙΗΣΗΣ ΓΙΑ ΤΟ ISO21500:2020

Το νέο διεθνές πρότυπο ISO 21502:2020 με τίτλο «Διαχείριση έργου, προγράμματος και χαρτοφυλακίου - Οδηγίες για τη διαχείριση έργων» έχει δημοσιευθεί ως αναθεωρημένος αντικαταστάτης του ISO 21500:2012. Πρόκειται για ένα γενικό πρότυπο που δείχνει τη σύνδεση μεταξύ έργου, προγράμματος και διαχείρισης χαρτοφυλακίου έργου από στρατηγικής απόψεως. Ο πυρήνας των κυριότερων αλλαγών και καινοτομιών έγκειται σε μια ολιστική προσέγγιση του έργου με πιο σαφές πλαίσιο που επικεντρώνεται πέρα από τα όρια του ίδιου του έργου, στις σχέσεις του έργου με τον οργανισμό που το προωθεί αλλά και τα υπόλοιπα ενδιαφερόμενα μέρη. Επιπλέον, το πρότυπο προσανατολίζεται προς το αποτέλεσμα και την παραγωγή αλλά ειδικά για το πώς τα έργα μπορούν να βελτιωθούν και να ωφελήσουν τον οργανισμό. Υπό αυτήν την έννοια, οι ορισμοί που καθορίζονται για τα παραδοτέα, την παραγωγή, τα αποτελέσματα και τα οφέλη του έργου έχουν ως εξής:

• Παραδοτέο: μοναδικό και επαληθεύσιμο στοιχείο που απαιτείται για την παραγωγή ενός έργου

• Παραγωγή: συγκεντρωτικά υλικά ή άυλα παραδοτέα που αποτελούν το αποτέλεσμα του έργου

• Αποτέλεσμα: αλλαγή που προκύπτει από τη χρήση της παραγωγής από ένα έργο

• Όφελος: πλεονέκτημα, αξία ή άλλο θετικό αποτέλεσμα

Κατ’ επέκταση, οι κύριες αλλαγές σε σχέση με το ISO 21500 είναι:

• Η έννοια της διαχείρισης έργων έχει επεκταθεί ώστε να περιλαμβάνει δραστηριότητες εποπτείας και κατεύθυνσης που σχετίζονται με τις δραστηριότητες του χορηγού οργανισμού

• Συμπεριλήφθηκαν πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο τα έργα μπορούν να αποφέρουν αποτελέσματα και να επιτρέψουν την πραγματοποίηση των ωφελειών. Εσωτερικοί και εξωτερικοί παράγοντες που επιδρούν στον οργανισμό σε συνδυασμό με τους στόχους και τις στρατηγικές που ορίζονται απ’ αυτόν, μπορούν να επηρεάσουν την απόδοση, την αξία και την επιτυχία ενός έργου

• Προστέθηκε η εξέταση του οργανωτικού πλαισίου των έργων

• Προστέθηκαν περιγραφές πρόσθετων ρόλων και αρμοδιοτήτων του έργου

• Προστέθηκαν νέα θέματα, όπως η δημιουργία περιβάλλοντος έργου που ευνοεί την επιτυχία, τους κύκλους ζωής έργου, τα σημεία απόφασης και εισαγωγές για πρόσθετες πρακτικές έργων, όπως διαχείριση ωφέλειας και έλεγχος αλλαγών ώστε να αντικατοπτρίζονται οι τρέχουσες πρακτικές στους διαχειριστές του έργου

• Προστέθηκαν δραστηριότητες πριν και μετά το έργο. Προτείνεται μια πρώτη προσέγγιση μέσω της διαμόρφωσης οκτώ ολοκληρωμένων πρακτικών διαχείρισης έργων που θεωρούνται απαραίτητες. Σε αυτές τις ολοκληρωμένες πρακτικές έχουν προστεθεί δραστηριότητες πριν από το έργο (προ-έργο όπως ορίζεται στο Prince2 και οδηγό PMBOK του PMI) και δραστηριότητες μετά το έργο. Άλλες πρακτικές αντιστοιχούν σε εκείνες της έναρξης, παρακολούθησης, διεύθυνσης και ελέγχου ενός έργου, καθώς και της διαχείρισης της παράδοσης και του κλεισίματος ενός έργου.

Σε γενικές γραμμές, το νέο ISO 21502:2020 υπερβαίνει τα στενά όρια του ISO 21500:2012 και ενσωματώνει το πλαίσιο του «Project Management» πολύ πιο έντονα. Αυτό αναφέρεται στις φάσεις πριν και μετά το έργο, στις αλληλεπικαλύψεις με τις δραστηριότητες ενός οργανισμού, στα γενικά προγράμματα και χαρτοφυλάκια καθώς επίσης και στις επιρροές διακυβέρνησης του έργου.

ΔΕΙΤΕ ΕΔΩ ΟΛΑ ΤΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ ΓΙΑ ΤΗ ΠΟΙΟΤΗΤΑ ΚΑΙ ΤΑ ΠΡΟΤΥΠΑ

Το διεθνές πρότυπο ISO 21502:2020 έχει εκπονηθεί από τη Διεθνή Τεχνική Επιτροπή Τυποποίησης ISO/TC 258- Διαχείριση έργου, προγράμματος και χαρτοφυλακίου. Η υιοθέτηση και εφαρμογή των ευρωπαϊκών και των διεθνών προτύπων στην Κύπρο γίνεται μέσω του Κυπριακού Οργανισμού Τυποποίησης (CYS), ο οποίος είναι ο εθνικός φορέας για την τυποποίηση. Ενημέρωση για οποιεσδήποτε εξελίξεις στο εν λόγω θέμα οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να λάβουν από τους αρμόδιους λειτουργούς του CYS και το Κέντρο Πληροφόρησης & Εξυπηρέτησης (ΚΕΠΕ).