Εφαρμοσιμότητα ERP στην Ελληνική και Κυπριακή Αγορά

Η εταιρεία Συμβούλων Επιχειρήσεων AQS International με την εμπειρία της σε έργα εγκατάστασης ERP προσφέρει λύση για τη δημιουργία ενός ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος διαχείρισης ERP. To πληροφοριακό Σύστημα ERP οργανώνει, τυποποιεί, συνδέει και αυτοματοποιεί το σύνολο των διεργασιών μίας επιχείρησης. Με την εφαρμογή και χρήση του Συστήματος γίνεται συστηματική και αποτελεσματική διαχείριση όλων των διεργασιών μιας επιχείρησης που σχετίζονται με τους τομείς, Αγορών, Αποθήκης, Διανομών, Πωλήσεων, Οικονομικής Διαχείρισης, Ποιοτικού Ελέγχου και Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού. Στο προτεινόμενο Σύστημα υπάρχει δυνατότητα ενσωμάτωσης Πληροφοριακού Συστήματος Logistics, στόχος του οποίου είναι η βέλτιστη Διαχείριση Αποθεμάτων, έτσι ώστε να αριστοποιηθεί η Διαχείριση των Αγορών.

Δεδομένης της πολυπλοκότητας ενός συστήματος Επιχειρησιακού Σχεδιασμoύ  (Enterprise Resource Planning) πολλές επιχειρήσεις που επιθυμούν τον εκσυγχρονισμό τους αναζητούν καθοδήγηση σε μια σειρά ερωτημάτων που αφορούν από τη μια ποιά οφέλη μπορούν να αναμένουν από την εφαρμογή ενός συστήματος ERP και από την άλλη τι κινδύνους και κόστη μπορεί αυτή να εγκυμονεί. Επιχειρείται εδώ μια  ανάλυση της εφαρμοσιμότητας  τέτοιων συστημάτων στην ελληνική αγορά  με κύριο στόχο τη διάκριση επιχειρήσεων σε ένα αριθμό επιπέδων.

Από τον ορισμό τους τα συστήματα ERP στοχεύουν στην ολοκλήρωση τόσο της συστεμικής υποστήριξης όσο και του  ελέγχου των εσωτερικών διεργασιών ενός οργανισμού.  Η απαίτηση για αυξημένο έλεγχο όμως προϋποθέτει:

• συνέπεια στην εκτέλεση διεργασιών, 
• εγκυρότητα στην εισαγόμενη στο σύστημα πληροφορία και 
• εγκαιρότητα στην αντίδραση στην παρεχόμενη ανάδραση από το σύστημα 

ώστε μια  προκαθορισμένη  αλυσίδα αποφάσεων να πυροδοτεί τη συμμορφούμενη με διαδικασίες και ποιοτικά standards, σταδιακή μεταφορά και επεξεργασία υλών και προϊόντων από τους  προμηθευτές στους τελικούς πελάτες.  

Επιχειρήσεις που εφαρμόζουν  ERP μπορούν να επιτύχουν θεαματική βελτίωση ελέγχου των διεργασιών τους  στα κυκλώματα που εξυπηρετούν  πρωτίστως 

• τις ροές πληροφοριών (από την παραγγελία μέχρι την επιβεβαίωση παράδοσης)
• τις ροές των ειδών (από τη ζήτηση μέχρι την παράδοση), και
• τις χρηματορροές  (από την πώληση μέχρι την πληρωμή)

Χαμηλότερη συνθετότητα (δηλαδή σχετικά μικρός αριθμός ειδών, διεργασιών και αποφάσεων) έχει χαμηλές διαχειριστικές απαιτήσεις και συνήθως εξυπηρετείται επαρκώς από συστήματα που επικεντρώνονται στη λογιστική, μια και ο όγκος διακινούμενων πληροφοριών είναι χαμηλός και μεταξύ ελαχίστων συνεργατών. 

Αντιθέτως τα συστήματα ERP έχουν βέλτιστη εφαρμογή σε εταιρείες που πρέπει να διαχειριστούν εφοδιαστικές αλυσίδες  με σημαντικό  βαθμό συνθετότητας:

• Υψηλός αριθμός ειδών, της τάξης των χιλιάδων ή και δεκάδων χιλιάδων,
• Πολυ-στάδιες διεργασίες με πολλαπλούς ελέγχους, 
• Σύνθετο προγραμματισμό και εκτέλεση εφοδιαστικής αλυσίδας
• Υψηλές ανάγκες σε εξειδικευμένο προσωπικό για τη διαχείρισή τους

 Η υψηλότερη συνθετότητα οδηγεί τις επιχειρήσεις σε διοικητικές  δομές εξειδίκευσης οι οποίες για να λειτουργήσουν αποδοτικά βασίζονται στην όσο το δυνατόν πιο απρόσκοπτη εκτέλεση σωστά προδιαγεγραμμένων και ελεγχόμενων διεργασιών. 

Τυπικές τέτοιες επιχειρήσεις  μπορεί να σχεδιάζουν, προμηθεύονται υπηρεσίες, υλικά και εξαρτήματα, παράγουν, αποθηκεύουν , διανέμουν και να πωλούν είδη σε άλλες εταιρείες ή και τελικούς καταναλωτές εντός ή και εκτός χώρας. Επίσης, μπορεί να διαχειρίζονται και ανάγκες service πελατών.

Ο ρόλος του ERP είναι καταλυτικός όσον αφορά την μείωση των νεκρών χρόνων αναμονής αξιόπιστης πληροφορίας για λήψη αποφάσεων δίνοντας σε πραγματικό χρόνο την ίδια εικόνα σε όσους έχει κριθεί αναγκαίο να έχουν πρόσβαση σε αυτή. Αυτή η διάσταση είναι ακόμη πιο κρίσιμη για οργανισμούς που δραστηριοποιούνται σε έργα και όχι σε συνεχή παραγωγή. 

Καταλυτική είναι επίσης η δυνατότητα ενός ERP να συνθέσει  λειτουργικό κόστος από τιμολόγια αγοράς ειδών και υπηρεσιών αλλά και χρόνους και να τα αντιπαραβάλει με τα προϋπολογισθέντα, υποστηρίζοντας πρακτικά όλο το management reporting που απαιτείται για τη στοχοποίηση μείωσης του λειτουργικού κόστους,  την παρακολούθηση σε τακτά διαστήματα της επιχειρηματικής προόδου, αλλά και την κατάστρωση ετήσιων προϋπολογισμών ή προϋπολογισμών έργων ως μέρος του τακτικού και στρατηγικού της σχεδιασμού.    

Για να ανταπεξέλθουν στην οργανωτική συνθετότητα τα μοντέρνα ERP δομούνται σε ενότητες (modules) ανάλογα των αντίστοιχων οργανωτικών δομών εξειδίκευσης των επιχειρήσεων. Από όλα τα modules, θεμελιώδη θέση έχουν εκείνα  που εξυπηρετούν πρωταρχικά τη λογιστική,  τις πωλήσεις και τις αγορές, τα οποία και φιλοξενούν και τον κύριο όγκο  βασικών δεδομένων (master data) δηλαδή τις καρτέλες ειδών, πελατών, προμηθευτών και χρηστών.  Υπάρχει όμως και πληθώρα άλλων για την υποστήριξη των αναγκών των τμημάτων προσωπικού, αποθηκών, μάρκετινγκ, τεχνικού, service, industrial engineering, παραγωγής, συντήρησης, ηλεκτρονικών επικοινωνιών, αναφορών και άλλων, τα οποία ενίοτε απαιτούν πρόσθετα βασικά δεδομένα.

Στην Ελλάδα οι επιλογές ERP για μια επιχείρηση είναι αρκετές, με ακριβότερες εν γένει τις εφαρμογές ελληνοποιημένου λογισμικού με κυρίαρχα τα SAP και Navision. Σε σημαντικά χαμηλότερα πλαίσια (έως και μια τάξη μεγέθους για ανάλογη συνθετότητα εφαρμογής)  κυμαίνονται οι τιμές λογισμικού  ERP Ελληνικής προέλευσης. Τα πιο σύνθετα από αυτά, ικανά να καλύψουν τις περισσότερες λειτουργικές ανάγκες μιας μεσαίας Ελληνικής επιχείρησης  στην αγορά σήμερα, είναι τα προϊόντα της Entersoft και της Softone με άλλους προμηθευτές να προσφέρουν λογισμικό χαμηλότερου, εν γένει,  εύρους κάλυψης λειτουργικών πελατειακών αναγκών σε αντίστοιχα χαμηλότερες τιμές.

Τα κριτήρια επιλογής ποικίλουν αναλόγως των λειτουργικών απαιτήσεων μιας επιχείρησης και η συνεισφορά εμπείρων συμβούλων κατά τη διάρκεια της φάσης επιλογής και προδιαγραφής λειτουργίας ενός ERP θα αυξήσει σημαντικά την πιθανότητα επιτυχίας και ταχύτητα εκτέλεσης ενός project εφαρμογής ERP σε μια εταιρεία κυρίως όσον αφορά τα παρακάτω σημεία:

1. Την περιεκτική και ακριβή αποτύπωση των διεργασιών με χρήση σύγχρονων μεθόδων που καταγράφουν τις ροές της πληροφορίας / δεδομένων συμπεριλαμβανομένης της πηγής, του παραλήπτη  και της επεξεργασίας της / των οι οποίες είναι κρίσιμες κατά τη διάρκεια της μεταφοράς των εταιρικών αναγκών κατά τη φάση της προδιαγραφής λειτουργίας του επιλεγέντος ERP. 
2. Την επιτυχή ομαδοποίηση των ειδών με βάση χαρακτηριστικά τους και τη λογιστική τους κλάση , επίσης κρίσιμα για τη διασφάλι8ση της σύνδεσης του P&L με τον προϋπολογισμό ώστε να παρακολουθείται επιτυχώς η πορεία ενός έργου ή και όλης της επιχείρησης.
3. Ο ρόλος έμπειρων συμβούλων είναι καθοριστικός στην διαχείριση του προγραμματισμού και της παρακολούθησης εφαρμογής του έργου υλοποίησης.  Οι κύριες δράσεις που καλούνται να υποστηρίξουν είναι:

• Ανασκόπηση διεργασιών πελάτη
• Επιλογή ERP βάσει αξιολόγησης
• Προγραμματισμός έργου
• Kick-off meeting
• Οργάνωση ομάδας έργου πελάτη
• στην έγκαιρη εγκατάσταση του ERP από τον προμηθευτή 
• Παρουσίαση συστήματος στους key-users
• Ανάλυση – σχεδιασμός  με έμφαση στη διασφάλιση της πληρότητας και ακρίβειας της προδιαγραφής,
• Δημιουργία τεύχους προδιαγραφών πρόσθετης λειτουργικότητας συστήματος
• Ορισμό δικαιωμάτων και ορίων πρόσβασής των χρηστών
• 1η μεταφορά βασικών δεδομένων και υλοποίηση λειτουργικότητας
• Εκπαίδευση key-users
• Εκπαίδευση end-users
• Δοκιμαστική λειτουργία
• Οργάνωση User Acceptance Tests από τους βασικούς χρήστες, 
• Τελική παράδοση

Η σωστή εφαρμογή ενός ERP τυπικά μπορεί να φέρει, σύμφωνα με σχετικά άρθρα,  τα ακόλουθα οφέλη αναλόγως  του αν έχει υποστηριχτεί από σύμβουλο:

• Αύξηση παραγωγικότητας        έως 15% (Χωρίς Υποστήριξη)Έως 25% (Με Υποστήριξη)
• Μείωση διαχειριστικού κόστους έως 10% (Χωρίς Υποστήριξη)Έως 20% (Με Υποστήριξη)
• Μείωση αποθεμάτων        έως 15% (Χωρίς Υποστήριξη)Έως 45% (Με Υποστήριξη)