Η μάστιγα των Meetings. Πως θα μπορούσαν να αποφευχθούν ή περιοριστούν

Πολλοί είναι οι εργαζόμενοι που τρέφουν μικτά συναισθήματα ως προς τα meetings στον εργασιακό χώρο, αφού συχνά οφείλουν να σταματήσουν τις δεκάδες υποχρεώσεις που «τρέχουν» παράλληλα, προκειμένου να παραστούν. Και μερικές φορές, τα meetings αυτά δεν έχουν και κανένα απολύτως νόημα.

«Έχει γίνει ένας αυτόματος τρόπος λειτουργίας. Όταν ανακύπτει ένα πρόβλημα, το πρώτο μας ένστικτο είναι να συγκαλέσουμε meeting. Οι εργαζόμενοι δεν είναι προετοιμασμένοι και αισθάνονται υποχρεωμένοι να καλέσουν ένα σωρό άτομα», είναι ένα από τα σχετικά προβλήματα που εντοπίζει η Donna McGeorge, συγγραφέας του «The 25 Minute Meeting: Half the Time, Double the Impact».

Πολλά είναι τα παραδείγματα που οδηγούν στο συμπέρασμα ότι το meeting δεν είναι πάντοτε απαραίτητο, ίσως όταν το πρόβλημα θα μπορούσε να λυθεί με ένα μόνο email. Η McGeorge τονίζει ότι υπάρχουν τόσο πολλοί τρόποι για να μοιραστεί κανείς πληροφορίες και είναι πιο αποδοτικά από το να σπαταλήσει κανείς χρόνο από πολλά άτομα. Για παράδειγμα μέσω ενός mail, ή με διάφορα εργαλεία για την πραγματοποίηση online δημοσκοπήσεων.

Από την άλλη πλευρά, πράγματι ορισμένα meetings είναι απαραίτητα. Τότε, μπορούν να γίνουν ακόμη πιο αποδοτικά, όταν η συζήτηση κρατιέται «ζωντανή» και γίνεται μία πραγματική ανταλλαγή ιδεών.

ΔΕΙΤΕ ΕΔΩ ΟΛΑ ΤΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΟΡΙΖΟΝΤΙΩΝ ΔΕΞΙΟΤΗΤΩΝ (SOFT SKILLS)

Η χρυσή τομή

Σύμφωνα με την McGeorge ο ιδανικός χρόνος για ένα meeting είναι τα 25 λεπτά. Αυτό βασίζεται εν μέρει στην θεωρία ότι κατά μέσον όρο μπορούμε να κρατήσουμε την συγκέντρωσή μας σε υψηλά επίπεδα για 25 λεπτά.

Επίσης, το συμπέρασμά της θεμελιώνεται και στην θεωρία ότι η εργασία παρατείνεται ανάλογα με τον χρόνο που έχει καθοριστεί. Εάν δηλαδή ένα meeting έχει προγραμματιστεί για μία ώρα, τότε οι συμμετέχοντες τείνουν να βρίσκουν άλλα θέματα να συζητήσουν για μία ολόκληρη ώρα, ακόμη και εάν δεν είναι απαραίτητα ή απολύτως σχετικά.

Παράλληλα, εξαιρετικά σημαντικός παράγοντας είναι ο αριθμός των ατόμων που συμμετέχουν. «Εάν θέλετε να το κάνετε σύντομο, ακριβώς στα 25 λεπτά, θα πρέπει να είστε πολύ αυστηροί όσον αφορά το ποιους θα καλέσετε». Για την McGeorge, ο μέγιστος αριθμός είναι τα επτά άτομα, καθώς όπως υποστηρίζει η ίδια, εάν είναι περισσότεροι, τότε δεν πρόκειται να ακουστούν όλοι.

Προγραμματισμός

Προκειμένου να αξιοποιηθεί πλήρως ο χρόνος, θα πρέπει να έχει κανείς στο μυαλό του τρεις παραμέτρους: σκοπός, άτομα και διαδικασία.

Ένα meeting μπορεί να ξεκινήσει με μία σύντομη ανακεφαλαίωση όσων επετεύχθησαν από το αμέσως προηγούμενο meeting. Έπειτα, ο επικεφαλής θα πρέπει να διασφαλίσει ότι έχει ενώπιόν του τα σωστά άτομα και να αναθέσει εργασίες, δίνοντάς τους μία συγκεκριμένη υποχρέωση.

Όσον αφορά τη διαδικασία, ειναι απαραίτητο να υπάρχει επικέντρωση σε ένα συγκεκριμένο θέμα. Αυτό θα μπορούσε να γίνει ως εξής: ένας πρώτος γύρος σύντομων ενημερώσεων από κάθε άτομο και feedback στον καθένα προσωπικά και συλλογικά. Τα τελευταία λεπτά του meeting όμως θα πρέπει να αφιερώνονται σε ανταλλαγή ιδεών για την επίλυση των προβλημάτων.