Harvard BR: Όταν ο Όγκος Εργασίας δεν Αντιμετωπίζεται με Ανάθεση Εργασιών σε Άλλους

Η συμβουλή προς κάθε υπερφορτωμένο ηγέτη είναι συνήθως η ίδια: ανάθεσε περισσότερα. Τι γίνεται, όμως, όταν έχεις ήδη αναθέσει όσα μπορούσες, και η ομάδα σου βρίσκεται και αυτή στα όριά της; Η μετάθεση της πίεσης απλώς επιβαρύνει διαφορετικά σημεία του ίδιου συστήματος.

Η σύγχρονη επαγγελματική πραγματικότητα απαιτεί μια νέα στρατηγική προσέγγιση. Όταν η υπερφόρτωση είναι αναπόφευκτη και η ανάθεση αδύνατη, υπάρχουν τρεις βασικές τακτικές που μπορούν να εφαρμοστούν για να διαχειριστείς αποτελεσματικά τον χρόνο, την ενέργεια και το πνευματικό κεφάλαιο — τόσο το δικό σου όσο και της ομάδας σου. Ας δούμε πως μπορεί να μας βοηθήσουν σχετικές μελέτες του Harvard

ΔΕΙΤΕ ΕΔΩ ΟΛΑ ΤΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ ΓΙΑ ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΞΙΟΤΗΤΩΝ

1. Επαναπροσδιορισμός του "Αρκετά Καλού"

Πολύ συχνά, εμμένουμε στην τελειότητα ακόμη και για εργασίες που δεν την απαιτούν. Το αποτέλεσμα; Σπαταλάμε υπερβολικούς πόρους για παραδοτέα που θα μπορούσαν να ολοκληρωθούν με λιγότερη προσπάθεια και να παραμείνουν απολύτως λειτουργικά.

Η προσέγγιση “fit-for-purpose” προτείνει ότι κάθε έργο χρειάζεται διαφορετικό επίπεδο ποιότητας, ανάλογα με τον σκοπό και το ρίσκο. Για παράδειγμα:

• Μπορείς να στείλεις ένα πρόχειρο email με βασικά σημεία αντί για πλήρη αναφορά.
• Μπορείς να ζητήσεις πρόχειρα σχέδια από την ομάδα σου αντί για τέλεια τεκμηριωμένες παρουσιάσεις.
• Μπορείς να περιορίσεις τις διαδικασίες ανάλογα με τη σημαντικότητα του θέματος.

Ο προσδιορισμός του "αρκετά καλού" ανά εργασία εξοικονομεί χρόνο και αποφορτίζει την ομάδα.

ΔΕΙΤΕ ΕΔΩ ΟΛΑ ΤΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ ΓΙΑ ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ (HR)

2. Αναγνώρισε και Εξάλειψε τις Κρυφές Χαμηλής Αξίας Εργασίες

Αν και όλοι αναγνωρίζουμε την ανάγκη εξάλειψης άσκοπων εργασιών, πολλές τέτοιες συνήθειες είναι τόσο εδραιωμένες που περνούν απαρατήρητες.

Μια δοκιμασμένη τακτική είναι η “διπλή διερεύνηση”:

• Πρώτα, συγκεντρώστε σε ομαδική συνεδρία τις εργασίες που μπορούν να σταματήσουν.
• Έπειτα, εμβαθύνετε. Αν είχατε μία μέρα λιγότερη στη διάθεσή σας, τι θα θυσιάζατε;

Ένα παράδειγμα έρχεται από νοσηλευτικό προσωπικό, όπου μια λίστα 100 ερωτήσεων αντικαταστάθηκε με σημειώσεις μόνο για αποκλίσεις. Το αποτέλεσμα; Μείωση 3-4 ωρών εβδομαδιαίας γραφειοκρατίας.

Παρόμοια εξοικονόμηση μπορεί να επιτευχθεί με:

• Περιορισμό αναφορών που κανείς δεν διαβάζει.
• Απλοποίηση εγγράφων και φορμών.
• Κατάργηση ή συγχώνευση άσκοπων συναντήσεων.

Η φιλοσοφία είναι απλή: αν κάτι δεν προσφέρει προστιθέμενη αξία, ας το απαλείψουμε — και ας είμαστε πρόθυμοι να το επαναφέρουμε αν αποδειχθεί χρήσιμο.

ΔΕΙΤΕ ΕΔΩ ΟΛΑ ΤΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ ΓΙΑ MANAGEMENT & LEADERSHIP

3. Στρατηγικός Περιορισμός Διαθεσιμότητας

Η διαθεσιμότητα δεν είναι πάντοτε αρετή. Όταν είσαι πάντα "ανοιχτός", γίνεσαι σημείο συμφόρησης και ενισχύεις την εξάρτηση των άλλων από εσένα.

Σκέψου εναλλακτικές όπως:

• Να συμμετέχεις μόνο σε καθοριστικές φάσεις ενός έργου.
• Να λειτουργείς ως σύμβουλος κατ’ απαίτηση και όχι ως ενεργό μέλος.
• Να περιορίσεις τις συναντήσεις σε 15 λεπτά.
• Να επιτρέπεις περισσότερες ασύγχρονες ενημερώσεις αντί για real-time επικοινωνία.

Όταν μειώνεις τη διαθεσιμότητά σου στρατηγικά και με εξήγηση, δημιουργείς χώρο — για σένα, αλλά και για την αυτονομία της ομάδας σου.

Ξεκίνα με Σκέψη, Όχι με Πράξη

Η υπερφόρτωση δεν είναι απαραίτητα σύμπτωμα αποτυχίας ή αδυναμίας διαχείρισης. Είναι συχνά το αποτέλεσμα αναχρονιστικών μοντέλων εργασίας, ανεπαρκών ορίων ποιότητας και "αόρατων" εργασιών. Η λύση δεν βρίσκεται στην παράταση του χρόνου ή στην ανάθεση με το ζόρι, αλλά στον επανασχεδιασμό του τρόπου που εργαζόμαστε.

Ο μοντέρνος ηγέτης δεν χρειάζεται μόνο να παρακινεί. Πρέπει να επιλέγει, να αφαιρεί και να επαναπροσδιορίζει. Στο τέλος της ημέρας, η διαχείριση του χρόνου δεν είναι θέμα παραγωγικότητας. Είναι θέμα ηγεσίας.