Ποιότητα ως Μέσο Αύξησης της Παραγωγικότητας

 Στο σημερινό κόσμο, έναν κόσμο όπου η μόνη σταθερά στη ζωή μας είναι η επιταχυνόμενη αλλαγή, όλοι έχουμε πλέον αντιληφθεί ότι ο εφησυχασμός είναι σίγουρη συνταγή για αποτυχία. Κι αυτό γιατί οι απαιτήσεις του πελάτη αυξάνονται και μεταβάλλονται συνεχώς, η τεχνολογία έχει γίνει τρόπος ζωής και ο αυξανόμενος ανταγωνισμός είναι πλέον κανόνας.

 Η σημασία της παραγωγικότητας είναι άμεσα αντιληπτή από όλους μας κι αυτό γιατί η επίδραση της στους οικονομικούς δείκτες ενός οργανισμού είναι φανερή. ‘Όλοι επίσης αντιλαμβανόμαστε τη σημασία της ποιότητας στα προϊόντα και υπηρεσίες μας για να έχουμε ικανοποιημένους πελάτες. 

 Η ποιότητα όμως πρέπει επίσης να οριστεί και να γίνει αντιληπτή και ως ενισχυτική συνιστώσα της παραγωγικότητας. Η σχέση ποιότητας και  παραγωγικότητας είναι μια σχέση συμβίωσης και αλληλοσυμπλήρωσης. Και οι δύο συνεργούν με στόχο την εσωτερική βελτίωση και τη βελτίωση στην ικανοποίηση του πελάτη.

 Πώς όμως η ποιότητα ενισχύει την παραγωγικότητα; 

‘Έχετε διερωτηθεί γιατί ποτέ δεν έχουμε το χρόνο για να κάνουμε κάτι όπως πρέπει την πρώτη φορά, αλλά πάντοτε τον έχουμε για να το κάνουμε δύο φορές σε περίπτωση λάθους; Κι όμως, οι στατιστικές δείχνουν ότι η έλλειψη ποιότητας στον τρόπο εργασίας μας μπορεί να μας κοστίζει μέχρι και 50% των εσόδων από τις πωλήσεις μας. ‘Ένα μεγάλο μέρος αυτού του κόστους αποτελεί η σπατάλη χρόνου. Χρόνος για επιδιόρθωση προϊόντων και υπηρεσιών εκτός προδιαγραφών, χρόνος για επανόρθωση λαθών, για αχρείαστα τηλεφωνήματα, χρόνος για επεξήγηση και απολογία στους πελάτες για λάθη που έγιναν, χρόνος για σύγκρουση μεταξύ τμημάτων για απόδοση ευθυνών, χρόνος που δεν προσθέτει στην αξία του προϊόντος ή της υπηρεσίας που προσφέρουμε στους πελάτες μας.

 Σημαντικό επίσης μέρος του κόστους αποτελεί ο χρόνος για επαλήθευση, έλεγχο και αστυνόμευση. Αυτός είναι ο χρόνος που σπαταλάται για επιβεβαίωση ότι όλα έχουν γίνει όπως έπρεπε να είχαν γίνει από την πρώτη φορά. ‘Όσος χρόνος όμως κι αν σπαταληθεί για ελέγχους και επαληθεύσεις, ο εκ των υστέρων έλεγχος ως μηχανισμός απόρριψης των εκτός προδιαγpαφών προϊόντων και υπηρεσιών μας δε βελτιώνει την ποιότητα τους, γιατί το επίπεδο ποιότητας είναι κάτι που ενσωματώνεται μέσα στα ίδια τα προϊόντα και τις υπηρεσίες μας. Επιπλέον, κανένας έλεγχος δεν μπορεί να εντοπίσει όλα τα πιθανά προβλήματα.  

31/10/2024 Σεμινάριο Fit Business -Επιχειρηματικός Μετασχηματισμός για Βέλτιστη Απόδοση της Επιχείρησης - Τεχνικές και Εργαλεία (100% Επιχορηγημένο)

Το κλειδί είναι η πρόληψη. 

Πρόληψη είναι η εξάλειψη των αιτιών που προκαλούν ή μπορούν να προκαλέσουν προβλήματα ούτως ώστε αυτά να μην επαναληφθούν ή να μη συμβούν καθόλου. Μέσω της πρόληψης η ποιότητα γίνεται σύμμαχος της παραγωγικότητας. Η σπατάλη για επανάληψη, αστυνόμευση και πυρόσβεση , μετατρέπεται σε δημιουργική και παραγωγική ενέργεια.

 Σε ένα αποτελεσματικό οργανισμό η πρόληψη επιτυγχάνεται μέσω: 

• των ξεκάθαρων στόχων και του καλού προγραμματισμού

• της αποτελεσματικής επικοινωνίας 

• του καλού σχεδιασμού των μεθόδων εργασίας

• της σωστής αξιοποίησης του ανθρώπινου δυναμικού

 1.   Στόχοι και Προγραμματισμός

Οι στόχοι της Διοίκησης πρέπει να είναι ξεκάθαροι και να διοχετεύονται αποτελεσματικά προς όλο το προσωπικό ούτως ώστε όλοι να είναι ευθυγραμμισμένοι και να συνεργούν προς την επίτευξή τους.

Μια ώρα προγραμματισμού εξοικονομεί δέκα ώρες χάους.

Τα περισσότερα προβλήματα μπορούν να αποφευχθούν αν προσπαθήσουμε να τα προβλέψουμε και να δημιουργήσουμε τις προϋποθέσεις για τη μη εμφάνισή τους. Ο καθένας από τη θέση του πρέπει να σκέφτεται με ποιο τρόπο μπορεί να προλάβει λάθη που μπορεί να γίνουν μελλοντικά, θεωρώντας το δικά του ανεξάρτητα από το ποιος θα τα αντιμετωπίσει, είτε είναι ο ίδιος είτε κάποιος άλλος. ‘Έτσι τα προβλήματα λύνονται πριν καν φανερωθούν, επενδύοντας ένα μικρό μόνο μέρος του χρόνου που χρειάζεται για πυρόσβεση. 

31/10/2024 Σεμινάριο Fit Business -Επιχειρηματικός Μετασχηματισμός για Βέλτιστη Απόδοση της Επιχείρησης - Τεχνικές και Εργαλεία (100% Επιχορηγημένο)

2.   Επικοινωνία

• Αποτελεσματική επικοινωνία μπορεί να επιτευχθεί μόνο μέσα σε ένα κλίμα εμπιστοσύνης. Η εμπιστοσύνη όμως δεν μπορεί να επιβληθεί, μπορεί μόνο να κερδηθεί μέσα από την ειλικρίνεια και τη συνέπεια.

• Η επικοινωνία πρέπει να είναι ανοιχτή, αληθής, ξεκάθαρη, συνεπής, αξιόπιστη και αμφίδρομη.

• Όλοι έχουμε την ανάγκη να επικοινωνούμε μεταξύ μας για να επεξηγούμε τις απαιτήσεις μας, να προσφέρουμε ανατροφοδότηση, να αναφέρουμε τα προβλήματα μας και να δίνουμε εισηγήσεις.

• Μέσω της αποτελεσματικής επικοινωνίας, κάθετης και οριζόντιας, αποφεύγονται παρερμηνείες και εξαλείφονται υποθέσεις, οι οποίες μπορεί να είναι και εσφαλμένες.

3.   Μέθοδοι Εργασίας

Η αύξηση της παραγωγικότητας μέσω της παραδοσιακής προσέγγισης της σκληρής δουλειάς δεν μπορεί να διατηρηθεί μακροπρόθεσμα γιατί, σύμφωνα με τα συμπεράσματα του Deming, πάνω από 75% των προβλημάτων ενός οργανισμού οφείλονται σε λανθασμένο σχεδιασμό των μεθόδων εργασίας. Ως εκ τούτου η έμφαση χρειάζεται να είναι στον επανασχεδιασμό των μεθόδων εργασίας μέσω.

• Tου προσδιορισμού των βασικών διαδικασιών και αυτών που συμμετέχουν στην εκτέλεση τους.

• Του εντοπισμού τόσο των περιοχών όπου χρειάζεται  βελτίωση όσο και ατών που λειτουργούν άριστα.

• Της τυποποίησης των διαδικασιών και της απλοποίησής τους, με αφαίρεση αχρείαστων επαναλήψεων και γραφειοκρατών, μειώνοντας έτσι τον απαιτούμενο χρόνο για τη διεκπεραίωσή τους.

• Της διάθεσης της τεχνολογίας στα χέρια του προσωπικού ως εργαλείου που του παρέχει γρήγορα και αξιόπιστα χρήσιμες πληροφορίες.  

• Της αξιοποίησης της τεχνολογίας στο μέγιστο δυνατό βαθμό για να απελευθερωθεί το προσωπικό από επαναληπτικές εργασίες ρουτίνας και να αναλάβει τις εργασίες που απαιτούν την άσκηση κρίσης.

• Του σχεδιασμού των διαδικασιών με τρόπο ώστε να είναι δύσκολο να κάνει κανείς λάθος και ταυτόχρονα να παρέχεται ευελιξία για την ικανοποίηση “ειδικών” αναγκών των πελατών μας.

• Της ύπαρξης μετρήσιμων στόχων για την αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα των διαδικασιών μας γιατί μόνο με τη συνεχή παρακολούθηση με μετρήσεις θα είναι υπό έλεγχο οι διαδικασίες μας και εμείς σε θέση να τις βελτιώσουμε. Μέσω των μετρήσεων θα μπορούμε να εντοπίσουμε πού είναι τα προβλήματα και να εξαλείψουμε τις αιτίες που τα προκαλούν.  

31/10/2024 Σεμινάριο Fit Business -Επιχειρηματικός Μετασχηματισμός για Βέλτιστη Απόδοση της Επιχείρησης - Τεχνικές και Εργαλεία (100% Επιχορηγημένο)

4.   Αξιοποίηση Ανθρώπινου Δυναμικού

Το ανθρώπινο δυναμικό είναι το πιο σημαντικό κεφάλαιο ενός οργανισμού και ως εκ τούτου η σωστή αξιοποίησή του αποτελεί στρατηγική ενός επιτυχημένου οργανισμού. Συστατικά μιας τέτοιας στρατηγικής αποτελούν...

• Η ανάπτυξη κλίματος εμπιστοσύνης και ο χειρισμός του προσωπικού με σεβασμό της αξιοπρέπειας του.

• Ο καθορισμός ξεκάθαρων στόχων, αρμοδιοτήτων και ευθυνών.

• Η απελευθέρωση των δυνατοτήτων, της εφευρετικότητας και του δυναμισμού του προσωπικού μέσα από ένα κλίμα όπου οι εισηγήσεις ενθαρρύνονται, αναγνωρίζονται, αναλαμβάνονται ενέργειες για την εφαρμογή τους και αμείβονται.

• Η δημιουργία συνθηκών όπου δίνεται η ευκαιρία στο προσωπικό να συνεισφέρει στην αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα της εργασίας του. Σε όλες τις προσπάθειες βελτίωσης των διαδικασιών πρέπει να συμμετέχουν αυτοί που μετέχουν και στην εκτέλεσή τους. Αυτοί, που καθημερινά τις ζουν, έχουν το πλεονέκτημα να γνωρίζουν καλύτερα τις αδυναμίες τους και με ποιούς  τρόπους μπορούν να βελτιωθούν . Αυτοί μόνο ξέρουν από πρώτο χέρι πώς μπορούν να αλλάξουν οι διαδικασίες ούτως ώστε να διεκπεραιώνονται γρηγορότερα και να εξυπηρετούν καλύτερα τους πελάτες.   

• Η συνεχής ανάπτυξη των μελών του προσωπικού με μεθοδευμένη εκπαίδευση ούτως ώστε να μπορούν να προσφέρουν τον καλύτερο εαυτό τους .

• Η δημιουργία συνθηκών όπου το προσωπικό αισθάνεται τον οργανισμό ως δικό του και όχι μόνο αποδέχεται αλλά και επιζητεί την ευθύνη, η δε εθελοντική συμβολή θεωρείται ως φυσιολογική στάση.

• Η συμμετοχή του προσωπικού σε ομάδες, πράγμα που βελτιώνει έτσι την επικοινωνία κα μεγιστοποιεί την αξιοποίηση των γνώσεων και ικανοτήτων μέσω της αλληλοσυμπλήρωσης.

• Η έμφαση στην ορθή διεκπεραίωση της εργασίας από την πρώτη φορά, και η ενίσχυση της θέσης αυτής με αμοιβή της επιδιωκόμενης συμπεριφοράς.

Το καθένα από τα πιο πάνω είναι ζωτικής σημασίας, για αποτελέσματα όμως που διαρκούν μακροπρόθεσμα χρειάζεται η συνεργία όλων αυτών. Σε έναν αποτελεσματικό οργανισμό όλα τα πιο πάνω εφαρμόζονται χωρίς συμβιβασμούς. 

Ποιος από μάς δε θα ήθελε να εργάζεται σε ένα περιβάλλον απαλλαγμένο από γραφειοκρατία, απελευθερωμένο από ενέργειες χωρίς νόημα, ενέργειες χωρίς πραγματική αξία; Ποιος από εμάς δε θα ήθελε να αξιοποιεί το ταλέντο και τις ικανότητές του στο μέγιστο δυνατό βαθμό για να είναι αποδοτικός και αποτελεσματικός, επιτυγχάνοντας έτσι και την ικανοποίηση του πελάτη αλλά και τη δική του;  

Η βελτίωση της ποιότητας και της παραγωγικότητας είναι η φυσιολογική έκβαση όταν ο καθένας μας, μέσα από το δικό του ρόλο, εστιάζει την προσοχή του στην ικανοποίηση του πελάτη και δεσμεύεται προς αυτήν, όταν αξιοποιεί τη δημιουργικότητα του και γίνεται πιο παραγωγικός.  

Η ποιότητα και η παραγωγικότητα είναι ευθύνη και δουλειά του καθενός μας