Πρέπει να Μιλήσουμε: Δύσκολες Συζητήσεις με Υπαλλήλους

Οι δύσκολες συζητήσεις με τους υπαλλήλους έχουν πάντα μεγάλες προκλήσεις, αλλά στις σημερινές εργασιακές συνθήκες και αγοράς εργασίας αλλά και στο μετα-Covid εργασιακό περιβάλλον, μπορούν να αποτελέσουν ακόμα μεγαλύτερες προκλήσεις. Η δυναμική του χώρου εργασίας έχει μεταβληθεί, και οι διευθυντές χρειάζονται να είναι εξοπλισμένοι με τις απαραίτητες δεξιότητες και τακτικές για να αντιμετωπίσουν τα ευαίσθητα θέματα αποτελεσματικά.

Γιατί οι Δύσκολες Συζητήσεις έχουν Σημασία

Η ανοικτή και ειλικρινής επικοινωνία είναι κρίσιμη για κάθε επιτυχημένο χώρο εργασίας. Ενώ για κάποιους αποτελεί μια φυσιολογική στάση η αποφυγή των δύσκολων συζητήσεων, η αποφυγή τους μπορεί να δημιουργήσει μια τοξική ατμόσφαιρα απογοήτευσης, δυσπιστίας και ασάφειας στις προσδοκίες των εργαζομένων.

Η απευθείας αντιμετώπιση των προβλημάτων επιτρέπει άμεση την επίλυση και την ανάπτυξη ενός υγιούς εργασιακού περιβάλλοντος.

Οι εργοδότες γνωρίζουν ότι σε μια ανταγωνιστική αγορά εργασίας, οι υπάλληλοι έχουν περισσότερες επιλογές από ποτέ. Αυτό μπορεί να τους κάνει λιγότερο ανεκτικούς σε αρνητικές εργασιακές εμπειρίες και πιθανότερο να αποχωρήσουν αν αισθάνονται ότι δεν τους ακούει ή τους αδικεί η ηγεσία τους. Οι διευθυντές πρέπει να είναι συνειδητοποιημένοι για αυτό και να προσεγγίζουν τις δύσκολες συζητήσεις με ενσυναίσθηση και σεβασμό.

ΔΕΙΤΕ ΕΔΩ ΟΛΑ ΤΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ

Σενάρια για Δύσκολες Συζητήσεις

Η διαχείριση του ρόλου ενός διευθυντή περιλαμβάνει την αντιμετώπιση διαφόρων προκλήσεων, και μερικές φορές, οι δύσκολες συζητήσεις είναι αναπόφευκτες.

Πιο κάτω θα δείτε κάποια συνήθη σενάρια που μπορεί να απαιτήσουν από έναν διευθυντή να ασχοληθεί με μια τέτοια πρόκληση:

• Θέματα Χαμηλών Επιδόσεων: Όταν ένας υπάλληλος αδυνατεί διαρκώς να εκπληρώνει τις προσδοκίες επίδοσης παρά την ανατροφοδότηση και την υποστήριξη.

• Ποιότητα Εργασίας: Αντιμετώπιση ανησυχιών σχετικά με την ποιότητα του εργασιακού αποτελέσματος ενός υπαλλήλου.

• Διαπροσωπικές Συγκρούσεις: Επίλυση διαπροσωπικών συγκρούσεων ή τριβών εντός της ομάδας που επηρεάζουν το εργασιακό περιβάλλον.

• Αντιεπαγγελματική Συμπεριφορά: Αντιμετώπιση αντιεπαγγελματικής συμπεριφοράς, όπως την καθυστέρηση, ακατάλληλη ή ασεβή επικοινωνία.

• Συχνές απουσίες και καθυστέρηση προσέλευσης: Συζήτηση για υπερβολικό αριθμό απουσιών ή αδικαιολόγητες άδειες και καθυστέρηση προσέλευσης στην εργασία.

• Αποτυχία Χρονοδιαγραμμάτων: Αντιμετώπιση συνεχούς καθυστέρησης στη παράδοση αποτελεσμάτων και τον αντίκτυπό της στην παραγωγικότητα της ομάδας.

• Παραβίαση Κανονισμών Παραβίαση Εταιρικών Πολιτικών: Αντιμετώπιση περιπτώσεων όπου ένας υπάλληλος παραβιάζει τις εταιρικές πολιτικές, είτε σχετίζονται με την ηθική, την ασφάλεια δεδομένων, ή άλλους κανονισμούς.

• Έλλειψη Επικοινωνίας: Διαχείριση καταστάσεων όπου ένας υπάλληλος αποτυγχάνει να επικοινωνήσει αποτελεσματικά με την ομάδα ή τη διοίκηση.

• Παρεξηγήσεις: Διευκρίνιση παρεξηγήσεων που μπορεί να οδηγήσουν σε σύγχυση ή λάθη. Αποτυχία Εκπλήρωσης Στόχων ή Προθεσμιών Χαμένες Προθεσμίες Έργων: Συζήτηση για περιπτώσεις όπου ένας υπάλληλος δεν καταφέρνει να εκπληρώνει τις προθεσμίες ενός έργου.

• Μη Επίτευξη Στόχων Πωλήσεων: Αντιμετώπιση προκλήσεων που σχετίζονται με τους στόχους πωλήσεων ή τους οικονομικούς στόχους.

• Αναπτυξιακή Ανατροφοδότηση Κενά Δεξιοτήτων: Έναρξη συζητήσεων για την ανάπτυξη δεξιοτήτων ή τις περιοχές βελτίωσης που έχουν εντοπιστεί μέσω των αξιολογήσεων επίδοσης.

• Εξέλιξη Καριέρας: Συζήτηση για τους στόχους καριέρας ενός υπαλλήλου και τα βήματα που χρειάζεται για να τους επιτύχει.

• Προσωπικά Ζητήματα και Δυσκολίες: Όταν ένας υπάλληλος βιώνει προσωπικές προκλήσεις που επηρεάζουν την εργασία του, όπως θέματα υγείας, οικογενειακά προβλήματα ή συναισθηματικό στρες.

• Ισορροπία Εργασίας - Ζωής: Αντιμετώπιση καταστάσεων όπου η ισορροπία εργασίας-ζωής ενός υπαλλήλου επηρεάζει την απόδοση στη δουλειά.

• Διαχείριση Αλλαγής Αντίσταση στην Αλλαγή: Συζήτηση για ανησυχίες ή αντίσταση ενός υπαλλήλου απέναντι σε αλλαγές σε διαδικασίες, διαδικασίες ή δομή της εταιρείας.

• Παράπονα Πελατών ή Πελατών Δυσαρέσκεια Πελάτη: Αντιμετώπιση καταστάσεων όπου ένας πελάτης ή πελάτης έχει εκφράσει δυσαρέσκεια με την απόδοση ή τη συμπεριφορά ενός υπαλλήλου.

• Η αναγνώριση και η αντιμετώπιση αυτών των σεναρίων με έγκαιρο και επικοδομητικό τρόπο είναι κρίσιμη για τη διατήρηση ενός υγιούς εργασιακού περιβάλλοντος.
• 8 Τακτικές για τη Διεξαγωγή Δύσκολης Συζήτησης

• Προετοιμασία και Σχεδιασμός: Πριν αρχίσετε μια δύσκολη συζήτηση, αφιερώστε χρόνο για να προετοιμαστείτε και να σχεδιάσετε την προσέγγισή σας. Σκεφτείτε τα εξής:

  • Καθορισμός Σκοπού: Κατανοήστε σαφώς γιατί είναι απαραίτητη η συζήτηση. Ποιο συγκεκριμένο θέμα ή συμπεριφορά πρέπει να αντιμετωπιστεί;

  • Συλλογή Πληροφοριών: Συλλέξτε σχετικά γεγονότα και παραδείγματα για να υποστηρίξετε τα επιχειρήματά σας. Αυτό θα βοηθήσει στην παροχή συγκεκριμένης και εποικοδομητικής ανατροφοδότησης.

  • Προβλέψεις Αντιδράσεων: Σκεφτείτε πώς μπορεί να αντιδράσει ο υπάλληλος στη συζήτηση. Προβλέψτε πιθανά συναισθήματα και σχεδιάστε πώς θα απαντήσετε.

  • Επιλογή Σωστής Στιγμής και Τόπου: Βρείτε ένα κατάλληλο και ιδιωτικό περιβάλλον όπου εσείς και ο υπάλληλος μπορείτε να συζητήσετε το θέμα χωρίς διακοπές.

ΔΕΙΤΕ ΕΔΩ ΟΛΑ ΤΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ

 2.      Σαφήνεια και Ειδικότητα:

Η σαφήνεια είναι κρίσιμη στις δύσκολες συζητήσεις. Παρέχετε συγκεκριμένες λεπτομέρειες για τη συμπεριφορά ή το ζήτημα που εξετάζεται.

• Χρησιμοποιήστε Συγκεκριμένα Παραδείγματα: Αντί να γενικεύετε, αναφέρετε συγκεκριμένες περιπτώσεις ή παραδείγματα που αποδεικνύουν το θέμα επίδοσης ή συμπεριφοράς.

• Καταδείξτε τον Αντίκτυπο: Εκφράστε σαφώς πώς η συμπεριφορά ή το ζήτημα επηρεάζει την ομάδα, το έργο ή το συνολικό εργασιακό περιβάλλον. Βοηθήστε τον υπάλληλο να καταλάβει τις συνέπειες.

• Αποφύγετε την Ασάφεια: Είναι σημαντικό να επικοινωνείτε απευθείας και ξεκάθαρα. Η ασάφεια μπορεί να οδηγήσει σε παρεξηγήσεις και απογοήτευση.

 3.      Ενεργητική Ακρόαση:

Δείξτε τη δέσμευσή σας για κατανόηση της προοπτικής του υπαλλήλου μέσω της ενεργητικής ακρόασης.

• Δώστε Πλήρη Προσοχή: Εξαλείψτε τις αποσπάσεις της προσοχής και εστιάστε στη συζήτηση. Δείξτε ότι εκτιμάτε την είσοδο του υπαλλήλου.

• Παραφράστε και Συνοψίστε: Επαναλάβετε αυτά που έχετε ακούσει για να εξασφαλίσετε αμοιβαία κατανόηση. Αυτό επίσης μεταφέρει ότι είστε πραγματικά αφοσιωμένοι στη συνομιλία.

• Κάντε Ανοιχτές Ερωτήσεις: Ενθαρρύνετε τον υπάλληλο να μοιραστεί την άποψή του. Οι ανοιχτές ερωτήσεις προάγουν τον διάλογο και μπορούν να αποκαλύψουν βαθύτερες ανησυχίες.

 4.      Ενσυναίσθηση: Προσεγγίστε τη συζήτηση με ενσυναίσθηση για να δημιουργήσετε ένα πιο θετικό και εποικοδομητικό κλίμα:

• Αναγνωρίστε τα Συναισθήματα: Αναγνωρίστε και κατανοείστε τα συναισθήματα του υπαλλήλου. Αυτό βοηθά στη δημιουργία εμπιστοσύνης και δείχνει ότι κατανοείτε την προοπτική τους.

• Χρησιμοποιήστε Δηλώσεις "Εγώ": Εκφράστε τις ανησυχίες σας χρησιμοποιώντας δηλώσεις "εγώ" για να αποφύγετε να ακούγεστε καταγγελτικοί. Για παράδειγμα, "Παρατήρησα" αντί για "Πάντα εσύ".

• Εκφράστε Κατανόηση: Δείξτε ότι καταλαβαίνετε την άποψη του υπαλλήλου, ακόμα κι αν δεν συμφωνείτε μαζί της. Αυτό δημιουργεί ένα πιο ανοιχτό και συνεργατικό περιβάλλον.

 5.      Εστιάστε στη Συμπεριφορά, Όχι στην Προσωπικότητα:

Μετατοπίστε την έμφαση από το άτομο στο συγκεκριμένο θέμα συμπεριφοράς ή επίδοσης.

• Αποφύγετε τις Προσωπικές Επιθέσεις: Αποφύγετε δηλώσεις που επιτίθενται στον χαρακτήρα του ατόμου. Αντίθετα, αναφερθείτε σε παρατηρήσιμες ενέργειες ή αποτελέσματα.

• Χρησιμοποιήστε Μη Κριτική Γλώσσα: Διατυπώστε τα σχόλιά σας με τρόπο που τονίζει τη βελτίωση αντί να επιρρίπτει ευθύνες. Προτρέψτε την αλλαγή μέσω θετικής ενίσχυσης.

• Τονίστε τον Αντίκτυπο στους Στόχους: Συνδέστε τη συμπεριφορά με τον αντίκτυπό της στους στόχους της ομάδας, τα αποτελέσματα του έργου ή τους εταιρικούς στόχους.

6.      Συνεργατική Επίλυση Προβλημάτων:

Ενθαρρύνετε τον υπάλληλο να συμμετέχει στην επίλυση του προβλήματος, συμμετέχοντας στη διαδικασία επίλυσης:

• Ζητήστε Γνώμη: Ζητήστε την άποψη του υπαλλήλου για το πώς να αντιμετωπιστεί το ζήτημα. Αυτό τους ενδυναμώνει και προωθεί το αίσθημα ιδιοκτησίας.

• Αναζητήστε Κοινές Λύσεις: Εξερευνήστε από κοινού πιθανές λύσεις. Αυτή η προσέγγιση δημιουργεί ένα πιο συνεργατικό και υποστηρικτικό εργασιακό περιβάλλον.

• Θέστε Σαφείς Προσδοκίες: Διατυπώστε σαφώς τις προσδοκίες για βελτίωση και συζητήστε τον τρόπο παρακολούθησης της προόδου.

ΔΕΙΤΕ ΕΔΩ ΟΛΑ ΤΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ

 7.      Συνέχεια

Ένα σημαντικό βήμα που συχνά παραβλέπεται είναι η συνέχεια μετά την αρχική συζήτηση:

• Προγραμματίστε Συναντήσεις Συνέχειας: Καθορίστε ένα σχέδιο για τακτικές συναντήσεις παρακολούθησης για να παρακολουθείτε την πρόοδο και να αντιμετωπίζετε τυχόν νέα ζητήματα.

• Παρέχετε Υποστήριξη: Προσφέρετε πόρους ή βοήθεια που μπορούν να βοηθήσουν τον υπάλληλο να κάνει τις απαραίτητες βελτιώσεις. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει εκπαίδευση, μέντορα ή επιπλέον εργαλεία.

• Ενισχύστε τις Θετικές Αλλαγές: Αναγνωρίστε και ενισχύστε τις θετικές αλλαγές και τις βελτιώσεις. Η θετική ανατροφοδότηση ενθαρρύνει τη διαρκή προσπάθεια.

 8.      Καταγραφή της Συζήτησης:

Διατηρήστε μια καταγραφή της συζήτησης για μελλοντική αναφορά:

• Καταγράψτε Λεπτομερώς: Καταγράψτε τα βασικά σημεία που συζητήθηκαν, τις συμφωνίες που επιτεύχθηκαν και τυχόν δράσεις που ταυτοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια της συνομιλίας.

• Μοιραστείτε μια Περίληψη: Παρέχετε στον υπάλληλο μια γραπτή περίληψη της συζήτησης, διασφαλίζοντας την αμοιβαία κατανόηση και σαφήνεια.

• Χρησιμοποιήστε τη για Αξιολογήσεις Επίδοσης: Εάν η συζήτηση σχετίζεται με θέματα επίδοσης, η τεκμηρίωση μπορεί να είναι χρήσιμη κατά τη διάρκεια των επίσημων αξιολογήσεων επίδοσης.

Οι δύσκολες συζητήσεις με τους υπαλλήλους είναι αναπόφευκτες, αλλά δεν χρειάζεται να είναι εφιαλτικές. Εφοδιαζόμενοι με τις σωστές δεξιότητες και στρατηγικές, μπορείτε να διαχειριστείτε αποτελεσματικά αυτές τις συζητήσεις, να δημιουργήσετε ένα θετικό εργασιακό περιβάλλον και να υποστηρίξετε την επιτυχία των υπαλλήλων σας. Θυμηθείτε, η ανοικτή και ειλικρινής επικοινωνία είναι η βάση κάθε πετυχημένου χώρου εργασίας.