Γραμματειακή Υποστήριξη. Η βάση κάθε εταιρείας και γραφείου

Η γραμματεία είναι η “βάση” μίας εταιρείας, καθώς είναι το τμήμα που συντονίζει την εργασία, οργανώνει τα προγράμματα των στελεχών και βοηθά σε πολλές αρμοδιότητες τους υπόλοιπους συναδέλφους. Παράλληλα, η γραμματεία είναι και η εικόνα της εταιρείας καθώς πολλές φορές είναι το κύριο σημείο επαφής της εταιρείας και των εξωτερικών ατόμων. Η εργασία στη γραμματεία είναι μία πολύ καλή αρχή για τους υποψηφίους που ενδιαφέρονται να ξεκινήσουν την καριέρα τους. Το τμήμα της γραμματείας έχει το πλεονέκτημα ότι αλληλεπιδρά με όλα, ή σχεδόν όλα, τα εταιρικά τμήματα, συνεπώς ο εργαζόμενος μπορεί να αποκτήσει σφαιρική εικόνα του πώς λειτουργεί μία επιχείρηση, αλλά και να μπορέσει να καταλήξει σε αυτό που επιθυμεί να ασχοληθεί. Η γραμματεία έχει πολλές παραλλαγές, οι οποίες σχετίζονται με τον γενικό συντονισμό του γραφείου, την εξυπηρέτηση πελατών, τη γραμματεία στελεχών και άλλα. Κάποιες ειδικότητες που ανήκουν στη γραμματεία είναι οι ακόλουθοι:

• Front Office Admin
• Office Coordinator
• Office Admin
• Administrative Assistant
• Executive Assistant
• Senior Executive Assistant
• Executive Secretary
• Executive Administrative Assistant
• Office Assistant
• Receptionist
• Office Manager

ΔΕΙΤΕ ΕΔΩ ΟΛΑ ΤΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ ΠΟΥ ΑΦΟΡΟΥΝ ΤΗΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΓΡΑΦΕΙΟΥ

Η κάθε θέση από τις παραπάνω έχει τις δικές της αρμοδιότητες. Ωστόσο, σε αυτό το άρθρο θα προσπαθήσουμε να δώσουμε μία γενική εικόνα του πώς λειτουργεί και ποια είναι καθήκοντα για εργασία στη γραμματεία. Κάποιες από τις τυπικές αρμοδιότητες της γραμματείας, συμπεριλαμβάνουν:

• Την απάντηση εισερχομένων κλήσεων και τη βέλτιστη εξυπηρέτηση των αιτημάτων
• Την οργάνωση του ημερήσιου προγράμματος, σε περίπτωση που ένα άτομο εργάζεται ως personal assistant
• Τον συντονισμό και την παροχή υποστήριξης σχετικά με διάφορα meetings και εκδηλώσεις
• Τη διατήρηση του αρχείου των εργαζομένων σε περίπτωση που ο εργαζόμενος ανήκει στο τμήμα HR
• Τη διαχείριση των παραγγελιών και την παραλαβή αυτών σχετικά με τη γραφική ύλη και οτιδήποτε άλλο
• Τον συντονισμό και τις κρατήσεις των επαγγελματικών ταξιδιών
• Τον συντονισμό των καθημερινών αρμοδιοτήτων του γραφείου
• Την παραλαβή της αλληλογραφίας
• Τον συντονισμό των επαγγελματικών συναντήσεων
• Τη διατήρηση και την ανανέωση των εταιρικών πολιτικών, όποτε αυτό κριθεί απαραίτητο
• Την προετοιμασία των εταιρικών παρουσιάσεων

Ανάλογα, λοιπόν, με το είδος της θέσης στη γραμματεία τα καθημερινά καθήκοντα ποικίλουν. Όσον αφορά τα προσόντα, η εργασία στη γραμματεία διέπεται από συγκεκριμένα skills που πρέπει να έχει ένας υποψήφιος. Πιο αναλυτικά, η εμπειρία στη γραμματειακή υποστήριξη είναι πολλές φορές απαραίτητη, ειδικά εάν πρόκειται για θέσεις εργασίας όπως executive secretary ή personal assistant. Επίσης, η εξοικείωση με εταιρικούς κανονισμούς και, γενικότερα, με το πώς λειτουργεί η εταιρεία είναι πολύ σημαντική καθώς, έτσι, θα είστε ήδη ένας επαγγελματίας για τη θέση έτοιμος για τη συνέχεια στην καριέρα του. 

Κατά την πρόσληψη (είτε ως Εργοδότης, είτε ως υποψήφιος) είναι βασικό να διαπιστωθούν οι άριστες επικοινωνιακές και οργανωτικές δεξιότητες, όπως επίσης και οι τέλειες ικανότητες multi-tasking. Τα συγκεκριμένα προσόντα είναι καίριας σημασίας για τη γραμματεία, καθώς ο φόρτος εργασίας είναι αρκετός και απαιτείται γρήγορη αντίληψη για τη διεκπεραίωση όλων των καθηκόντων.