Βάλτε τέλος στη γραφειοκρατία: Δεν είναι ευλογία αλλά σοβαρή ασθένεια

Σταματήστε να θεωρείτε τη γραφειοκρατία ως προστασία. Είναι ασθένεια που σιγά και σταθερά σκοτώνει τον οργανισμό σας με τα ασήμαντα που τα κάνει σημαντικά, αλλά και με τη φυλάκιση σε τύπους και κανάλια του ανθρώπινου πνεύματος και των δεξιοτήτων του προσωπικού σας.

Μακρές διαδικασίες με πολλαπλά επίπεδα ελέγχου όπου τα προδιαγραμμένα μετρούν περισσότερο από την ουσία είναι μερικά από τα χαρακτηριστικά της γραφειοκρατίας. Όπως άλλωστε και το όνομά της υποδηλοί, η γραφειοκρατία δίνει περισσότερη βαρύτητα στο προσωπικό του οργανισμού που είναι πίσω από τα γραφεία παρά στον κόσμο που βρίσκεται μπροστά στα γραφεία, τους πελάτες.

Βεβαίως η γραφειοκρατία έχει κάποιο σκοπό: να διασφαλίσει τον οργανισμό από κακώς πραττόμενα από τον κόσμο του ως αποτέλεσμα είτε κάποιας ανεπάρκειάς του είτε γιατί το προσωπικό μπορεί να ακολουθεί κρυμμένες ατζέντες και όχι αυτή του οργανισμού. Στοχεύει, σε τέτοιες περιπτώσεις, να δώσει τη δυνατότητα στον οργανισμό να εντοπίζει ευθύνες μέσω ενός μηχανισμού που όμως δεν είναι χωρίς κόστος σε ανθρώπινους και άλλους πόρους.

Πολλοί οργανισμοί, θέλοντας διακαώς να αποφύγουν οποιεσδήποτε συνέπειες από λάθη, προσκολλώνται χωρίς επιστροφή στη γραφειοκρατία, κωφεύοντας στις φωνές των πελατών και του προσωπικού τους ότι η γραφειοκρατία τους σκοτώνει. Δεν βλέπουν ή δεν θέλουν να κατανοήσουν ότι από μόνα τους τα ίδια τα χαρακτηριστικά της γραφειοκρατίας κάνουν τον οργανισμό και το προσωπικό τους λιγότερο πελατοκεντρικό, λιγότερο αποδοτικό, λιγότερο επινοητικό.

Όταν γεμίσεις το χώρο εργασίας με διαδικασίες και κανόνες, σκοτώνεις σε μεγάλο βαθμό την πρωτοβουλία του προσωπικού σου, και δυσχεραίνεις τη φυσική ροή, το «ρέζονανς», στην ανθρώπινη σκέψη και δράση. Πρόσθετα δυσχεραίνεις τους πελάτες σου αναγκάζοντας τους σε μακρές, χρονοβόρες δοσοληψίες και διαδικασίες επιδεικνύοντας έλλειψη σεβασμού του χρόνου και των δικών τους πόρων. Ούτε και όταν επικαλείσαι το σκοπό της εξάλειψης της απάτης αποτελεί αποδεκτό υποστηρικτικό η «ιεροποίηση» της γραφειοκρατίας.

Το αντίδοτο στη γραφειοκρατία είναι το καλό μάνατζμεντ!

Αντικατάστησε τη γραφειοκρατία με την εξάσκηση των όσων το μάνατζμεντ σημαίνει. Κοίταξε τον κόσμο σου, κοίταξε τις διαδικασίες σου, κοίταξε το κλίμα που επικρατεί στον οργανισμό σου, κοίταξε την ηγεσία και τον τρόπο εξάσκησής της. Γιατί είναι σε αυτά τα θέματα που βρίσκεται η λύση.

Άρχισε από τις προσλήψεις και φρόντισε να προσλαμβάνεις τα κατάλληλα άτομα για τον οργανισμό σου. Μάθε στον κόσμο σου να θέλει και να επιδιώκει να διορθώνει τις αδυναμίες του. Απλοποίησε τις διεργασίες αξιοποιώντας τη νέα τεχνολογία και αφαιρώντας τα όσα αχρείαστα ή μικρής αξίας ο χρόνος έχει συσσωρεύσει. Αντί διαδικασιών και κανόνων, εφοδίασε το προσωπικό σου με αξίες αναπτύσσοντας και εφαρμόζοντας την κατάλληλη οργανική κουλτούρα. Δώσε τους τη σωστή ηγεσία, εκείνο το επίπεδο που θα έχει τη ταπεινοφροσύνη να γίνει ένα με τον κόσμο σου και ταυτόχρονα θα διαθέτει το όραμα να τους εμπνέει.

Δεν είμαστε ενάντια σε κανόνες όταν λογικά και συνετά εφαρμόζονται, αλλά είμαστε ενάντια σε τύπους και κανόνες που λανθασμένα χρησιμοποιούνται ως υποκατάστατο του σωστού οργανικού κλίματος και ηγεσίας. Η γραφειοκρατία, ως πιο πάνω περιγράφεται, δεν έχει θέση στο γρήγορα εξελισσόμενο κόσμο μας, και θα πρέπει να αντικατασταθεί με ενάρετους, ικανούς ηγέτες και με καλά εκπαιδευμένο και εμπνευσμένο προσωπικό που θα εργάζεται σωστά και παραγωγικά χωρίς την ανάγκη περιοριστικών κανόνων να επενεργούν ως παρωπίδες.