ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ

Οι συναντήσεις είναι απαραίτητο εργαλείο κατεύθυνσης και διεύθυνσης κάθε εταιρίας και οργανισμού. Τα πρακτικά συναντήσεων αντικατοπτρίζουν στην ουσία την συνάντηση και είναι το βασικό εργαλείο για την παρακολούθηση των συμφωνηθέντων. Αποτελούν δε νομικό έγγραφο για την κάθε εταιρία και οργανισμό. Παρόλη την σημασία που έχουν τα  πρακτικά συναντήσεων, πολλές φορές ανατίθενται στην ομάδα της διαχείρισης χωρίς καμία ή στοιχειώδη εκπαίδευση στον τομέα. Όμως το πλαίσιο για την συγγραφή πρακτικών είναι συγκεκριμένο, και απαιτεί συγκεκριμένες γνώσεις και δεξιότητες.

Σκοπός του προγράμματος είναι να δώσει τις γνώσεις και δεξιότητες για τη δημιουργία αποτελεσματικών πρακτικών που πραγματικά να αντικατοπτρίζουν την συνάντηση, και αποτελούν εργαλείο παρακολούθησης των συμφωνηθέντων  ενώ ταυτόχρονα να μπορούν να σταθούν σε δικαστήριο και να είναι εύκολα αναγνώσιμα από τους αναγνώστες τους.

ΣΚΟΠΟΣ ΣΕΜΙΝΑΡΙΟΥ

Με την ολοκλήρωση του σεμιναρίου, οι συμμετέχοντες θα είναι σε θέση να:

• Απαριθμούν τα είδη των συναντήσεων
• Διαχωρίζουν την παραδοσιακή άποψη των πρακτικών από την σύγχρονη άποψη του Roberts Rule of Order
• Παρουσιάζουν  τα βασικά σημεία που πρέπει οπωσδήποτε να παρουσιάζονται στα πρακτικά
• Περιγράφουν διάφορα πρότυπα τήρησης πρακτικών
• Απαριθμούν τις βασικές δεξιότητες που πρέπει να έχει ένας καλός ή μία καλή πρακτικογράφος
• Απαριθμούν τις βασικές τεχνικές περίληψης
• Συντάσσουν πρακτικά για  επίσημες, ημιεπίσημες και ανεπίσημες συναντήσεις
• Επιλέγουν το ανάλογο πρότυπο με βάση τις οδηγίες του οργανισμού και το είδος της συνάντησης
• Εφαρμόζουν  βασικές τεχνικές της ενεργητικής ακρόασης
• Εφαρμόζουν τεχνικές περίληψης και απόδοσης του βασικού μηνύματος
• Εφαρμόζουν τεχνικές οργάνωσης σημειώσεων
• Επιλέγουν τι να συμπεριλάβουν και τι όχι στα πρακτικά
• Χρησιμοποιούν αποτελεσματικά τη γραπτή επικοινωνία
• Υιοθετούν ορθή δομή πρακτικών βασισμένη σε πρότυπα
• Ευαισθητοποιούνται αναφορικά με τη σημασία της τήρησης πρακτικών για αποτελεσματικές συναντήσεις

ΣΕ ΠΟΙΟΥΣ ΑΠΕΥΘΥΝΕΤΑΙ

Πρακτικογράφους σε συναντήσεις: 

• διοικητικών συμβουλίων, 
• γενικών συνελεύσεων, 
• επιτροπών, 
• ομάδας διεύθυνσης, 
• ομάδας έργου, 
• τμημάτων και αλλου είδους συναντήσεις

ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ

Θεματολογία Σεμιναρίου

• Εναρκτήρια συνάντηση
• Ρόλος του υπεύθυνου για την τήρηση πρακτικών
• Η πρώτη μας επαφή με τα πρακτικά
• Σημαντικά θέματα που πρέπει να αναγράφονται στα πρακτικά
• Απαραίτητες δεξιότητες για την τήρηση πρακτικών- ακούω προσεκτικά και κάνω περίληψη
• Απαραίτητες δεξιότητες για την τήρηση πρακτικών- κριτική σκέψη
• Ενεργοποιητής: απαραίτητες δεξιότητες για την τήρηση πρακτικών- γραπτή επικοινωνία
• Ενεργοποιητής: δημιουργικές ιστορίες με την χρήση των flow charts
• Άλλες βασικές τεχνικές
• Συνεργασία με τον/την πρόεδρο της συνάντησης
• Πρακτική εξάσκηση
• Κλείσιμο και αξιολόγηση σεμιναρίου